Jak se nezbláznit z emailu
Systém na zvládání vaší emailové schránky.
Systém na zvládání vaší emailové schránky.
Související články
Mezi uživateli jsou rozšířené různé verze kancelářského balíku Microsoft Office a někdo dává přednost i produktům konkurence jako je OpenOfffice.org nebo Google Docs. Dokumenty, tabulky nebo prezentace vytvořené na jednom počítači se tak na druhém nemusí vůbec povést otevřít. Poradím vám, jak se takové situaci vyhnout.
Tohle je spise anketni otazka. Zajimalo by me jak se vam dari vyrizovat emaily. Hromadi se vam nejake emaily v inboxu, na ktere pak jednou za cas odpovite? Dari se vam odpovidat na vse okamzite? Kolik emailu vam denne chodi? Co emaily na ktere je potreba slozite odpovidat? Vrhate se na ne nejdrive nebo radeji [...]]
23. červenece 07, 06:07
Podnikani v USA
Každý den mi dochází několik desítek emailů (spam nepočítaje), takže mám určité zkušenosti s vytvářením různých systémů, taxonomií a strategií, jak se s nimi vypořádat. Teprve nedávno jsem zjistil, že nejlepší způsob, jak se z emailu úplně nezbláznit, je nesnažit se o vůbec žádný složitý systém. To ovšem neznamená, že není nutné dodržovat několik základních pravidel.
Metoda zvaná Inbox Zero, kterou chci nastínit, nepochází z mé hlavy, ale vyvinul ji Merlin Mann z 43 Folders. Pokud umíte anglicky a máte hodinu času, velmi doporučuji shlédnout Merlinovo video, kde vysvětluje Inbox Zero zaměstnancům Googlu.
Nejdřív se pokusím nastínit situaci, ve které jsem byl zhruba před měsícem:
Ve svém emailovém programu jsem měl vytvořeny desítky složek se složitou taxonomií. Přesto mi často došel email, který nemohl být zařazen do žádné z nich.
Složka Doručená pošta obsahovala stovky emailů, které tam byly takzvaně "k vyřízení" nebo které jsem zapomněl (nebo nemohl) zařadit do některé z výše zmíněných složek.
Můj emailový program pracoval zčásti jako můj kalendář a TODO list. Velmi často se mi ale stávalo, že se některá důležitá událost k vyřízení, která došla mailem, "ztratila" v hromadě nedůležitých zpráv.
Emailový program běžel celý den, "na pozadí", tzn. že emaily docházely průběžně a přerušovaly práci. Pokud jsem dlouho nebyl u počítače, použil jsem k výběru emailu mobil. Jinými slovy, email byl permanentně na mé mysli. Kontroloval jsem došlé zprávy i když zrovna nebyl čas je jakkoliv řešit.
Nacházíte se v podobné situaci? A nepřipadá vám, že email tak trochu ovládá váš život? Inbox Zero spočívá na čtyřech pravidlech:
Naučte se vypínat svého emailového klienta (= emailový program). Většinou stačí jej párkrát denně zapnout, vyřídit poštu, a zase jej vypnout. Na určitých pozicích (třeba té mojí) je třeba kontrolovat email tak jednou za dvě hodiny hodinu. Častěji než každou hodinu to ale není potřeba nikde (snad kromě technické podpory).
Věřte, že pracovat bez neustálého přísunu emailů je mnohem efektivnější. Lépe se soustředíte na to, co právě děláte.
Nekontrolujte novou poštu, vyřizujte ji. Jakmile si přečtete novou zprávu, máte pět možností:
Odpovězte. Ptá se vás někdo na něco, co víte? Odpovězte mu. Teď hned.
Přepošlete. Týká se zpráva někoho jiného? Znáte někoho, kdo se k vyřízení tohoto emailu hodí více než vy? Přepošlete ji.
Udělejte. Chce po vás někdo něco, co můžete udělat teď hned? Udělejte to.
Smažte. Došla vám zpráva, která se vás netýká nebo která nevyžaduje vaši akci? Pokud neobsahuje opravdu důležitou informaci, kterou budete později potřebovat (např. číslo objednávky), smažte ji. Naučte se mazat emaily, je to jednodušší než si myslíte.
Odložte. V krajním případě přijde zpráva, se kterou v danou chvíli nemůžete nic udělat. Napište si do diáře (nejlépe obyčejného papírového, osobně nedám dopustit na svůj Moleskine) co je třeba vyřídit a do kdy. Nenechávejte si email ve složce Doručená pošta ani nic podobného.
Snažte se mít složku Doručená pošta (Inbox) vždy prázdnou. Jakmile vyřídíte došlý email, buďto jej smažte nebo přesuňte do složky archív. Více složek nepotřebujete - nezapomínejte, že všechny moderní mailové programy nabízí bohaté možnosti hledání ve zprávách. Přemýšlení nad taxonomií složek je úplně zbytečné a jenom vás bude odvádět od práce.
Používejte filtry (neboli "pravidla") na emailový "šum". Mnoho z nás je přihlášeno k různým mailing listům, které docházejí každý den, ale není nutné je nijak vyřizovat. Zde můžete udělat vyjímku a založit vedle složky archív další složku, kam budete tento šum směrovat. Newslettery se vám tak nebudou motat do cesty ve složce Doručená pošta.
Toť vše. Chcete-li s Inbox Zero začít teď hned a máte svoji složku Doručená pošta zahlcenou stovkami starých zpráv, Merlin Mann doporučuje založit složku Demilitarizovaná zóna a tam obsah Doručené pošty přehrát. Prohrabat se všemi resty z minulosti bude nějakou dobu trvat. Nechte si to na později, až budete mít čas i trpělivost.
A na závěr: moje zkušenost s touto metodou. Zero Inbox praktikuji přes měsíc. Díky ní mě neustále neotravují pop-out upozornění na nové emaily a já se tak mnohem lépe soustředím na práci. Naučil jsem se mazat zprávy. Méně zapomínám na důležité schůzky. Můj diář je teď jediné místo, do kterého se musím podívat, když chci vědět, co je třeba udělat. V práci jsem efektivnější a v osobním životě méně myslím na emaily (a tím i na práci). Jinými slovy: vřele doporučuji.
Máte-li další otázky, prostudujte web Merlina Manna nebo se neváhejte zeptat přímo mě. Děkuji za pozornost... :)Počet komentářů: 5 | Add to del.icio.us | Linkuj.cz | Jaggni to
20. května 08, 10:05
Blog | visible.cz
Dotaz: Dobry den,
reklamovali jsme soucastku skrine, jejimz vypadnutim nam vypadly dvere skrine (u firmy ASKO). Skrin pry nemusime vozit celou, ale mame poslat reklamaci vcetne fotek zavady emailem. Plati i v tomto pripade lhuta 30 dni na vyrizeni nebo je nutne reklamaci poslat pisemne?
DekujiOdpověď: 30 denní lhůta počíná běžet dnem následujícím po uplatnění reklamace. Zákon nestanoví způsob, jakým má být reklamace uplatněna, ale z důvodu pozdější prokazatelnosti, bych doporučoval buď se do prodejny dostavit osobně a nechat si sepsat reklamační protokol
nebo kromě e-mailu poslat ještě doporučený dopis s dodejkou.
Dotaz: Dobrý den,
momentálně jsme jako cestovní agentura začali využívat internetové připojení společnosti UPC, a to tarif Easy. Byli jsme informováni o rychlosti odesílání a přijímání, nabídka nám vyhovovala.
Dnes jsme chtěli na naše partnery v zahraničí rozeslat speciální nabídku se speciálními cenami na srpen (cca. 60 agentur). Po několika mailech nám poštovní klient nahlásit chybu, že již bylo odesláno příliš emailu a zbylé se neodešlou. Po urgenci na klientské lince společnosti UPC nám bylo sděleno, že se jedná o jejich doplňkovou službu a že počet emailů, které se smí odeslat během jedné hodiny je zhruba 20. O žádné takové službě či podmínce není nikde ani zmínka. UPC se pouze vyjádřilo, že chceme-li zasílat více mailů, máme si zřídit jinou profesionální mailovou službu.
Nelíbí se mi, že o nějakém omezení týkajícím se rozesílání emailů, nebylo nikde zmínky. Je možné si nějak vydupat nápravu a zrušit uváděnou "doplŃkovou službu", která není nikde avizována?
Děkuji za informaci a přeji hezký den.
Věra Dedecanoglu
mobil: 602 367 428Odpověď: Obávám se, že toto omezení bylo součástí obchodních podmínek, se kterými jste při podpisu smlouvy souhlasila, takže s tím asi nepůjde dělat nic. Záleží čistě na tom, co bylo ve smlouvě, případně, pokud může UPC parametry jednostranně měnit, což je obvyklé, může toto být součástí nějaké změny obchodních podmínek.
Takže se s tímto nedá bohužel dělat nic, maximálně smlouvu zrušit.
Jak by to vypadalo, kdyby Microsoft nepodnikal v oblasti IT, ale třeba v prodeji domácích potřeb?
24. listopadu 08, 08:11
Linkuj.cz
Kontrolujte si písmenka v adrese emailu. Nebo se vám může přihodit to samé co se náhodou přihodilo jistému pánovi v USA. Stačilo jedno zapomenuté písmenko.
6. srpna 07, 06:08
Linkuj.cz
Oblíbenou kratochvílí dnešních techies (mezi které se počítám) je posmívat se starým a nepřesným předpovědím o "budoucnosti" (dnešní minulost). Často citovaný je například údajný výrok Billa Gatese z roku 1981, že "nikdo nikdy nebude potřebovat více než 640kB RAM" (pravděpodobně však jde o pouhý mýtus). Řekl bych, že by mohlo být zajímavým zpestřením následující video z roku 1967 nazvané 1999 AD (komentář je v angličtině).
Tvůrci se pochopitelně příliš netrefili v designu uživatelského rozhraní, ale základní funkčnost se jim dle mého názoru předpovědět povedlo. Co všechno trefili?
e-shop
Multiple Display (více monitorů)
web kamera
internetové bankovnictví
on-line přehled o účtech a daních (něco na způsob Wesabe?)
osobní e-mail ("home post office")
ISP (?)
Odvážili byste se předpovědět, na co všechno se bude využívat osobní počítač v roce 2039? (Pokud tedy nepřijde Armageddon nebo Mesiáš?)
Via Boing Boing.Přidej komentář | Add to del.icio.us | Linkuj.cz | Jaggni to
20. května 08, 10:05
Blog | visible.cz
Seznamácký ofociální blog se pro začátek rozjel velice hezky. A já mám odkud linkovat obrázky!
7. září 07, 06:09
Weblogy.cz
Dnes jsem se ráno probudil a chtěl se kouknout na maila a čekalo mě velmi milé překvapení.
22. listopadu 08, 02:11
Linkuj.cz
Jason Calacanis, přestavitel “lidmi poháněného” vyhledávače Mahalo, člen rady social shopping stránek ThisNext, spoluzakladatel Weblogs, Inc. a někdejší generální ředitel v Netscape patří do nejužšího A-listu blogerů. Pokud se zajímáte o mix …
24. červenece 08, 11:07
Weblogy.cz
Administrátoři, kteří využívají balíčku Google Apps a mají ve svém firemním či školním účtu stovky či tisíce uživatelů, se nás často dotazují, co mohou jejich uživatelé dělat se svými emailovými účty, pokud firmu či školu opustí, případně jak převést pošt
25. ledna 08, 06:01
Weblogy.cz
